Politiques des données personnelles des clients – partenaires (commerciaux ou institutionnels)

Lorsque vous achetez nos produits « ICP », que vous louez nos espaces, ou êtes notre interlocuteur dans le cadre de nos partenariats ou de nos achats/commandes, l’ICP collecte et utilise vos données en tant que responsable de traitement.

Le but de ce document est de vous informer des données que nous recueillons, en tant que responsable de traitement, des raisons et justifications pour lesquelles l’ICP le fait, et de formaliser les obligations de l’ICP au regard du traitement de vos données.

Le traitement de vos données peut être géré directement par l’ICP, ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement autorisé par l’ICP.
À quelle finalité ?

Dans le cadre du périmètre de cette politique, l’ICP peut traiter vos Données pour les finalités suivantes :
 

  • Gestion Clients (achats de produits ICP, location de nos espaces).
  • Gestion des partenariats institutionnels.
  • Gestion des fournisseurs et prestataires externes.
  • Gestion des réclamations / précontentieux et contentieux
  • Gestion des droits RGPD.
Quelles catégories de données et d’où viennent-elles ?

D’une façon générale, les données de nos clients, et partenaires sont collectées directement auprès d’eux lors de nos échanges.

En fonction des finalités visées plus avant, les catégories de données vous concernant, traitées par l’ICP sont les suivantes :
 

  • Données d’identification.
     
  • Vie professionnelle (fonction, service, adresse mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, etc.).
     
  • Informations d’ordre économique et financières (données en lien avec la transaction, la facture, les conditions et modalités de paiement, etc.).
     
  • Coordonnées bancaires (moyen de paiement).
     
  • Contenus de nos échanges.
Quelle base légale ?

Pouvoir traiter des données, il est obligatoire de se fonder sur une des raisons prévues par la réglementation, sur une "base juridique" ou "base légale". Les bases légales sur lesquelles l’ICP traite vos données dans le cadre des finalités énoncées ci-dessus sont les suivantes :
 

  • L’exécution de mesures précontractuelles ou exécution contractuelle.
     
  • Les intérêts légitimes poursuivis par l’ICP.
     
  • Le respect d’une obligation légale, notamment en matière de comptabilité.
Qui peut en avoir connaissance ?

L’ICP s’assure que vos données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés :
 

Destinataires internes Destinataires externes
Le personnel habilité :
 
  • Services chargés de la relation partenaire, des achats et de la gestion des clients.
     
  • Services administratifs et comptables.
     
  • Services logistiques et informatiques.
     
  • Services chargés du contrôle interne.
  • Partenaires institutionnels.
     
  • Sous-traitants impliqués dans la gestion des finalités mentionnées.
     
  • Organismes publics, auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission.
Pendant combien de temps ?

L’ICP s’engage à ce que les données collectées soient conservées pendant une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités énoncées ci-dessus.

Afin de définir ces durées, nous nous référons aux dispositions légales en vigueur, aux éventuels délais de prescription, et aux recommandations / référentiels de la CNIL.

A titre d’exemple :
 

Traitement concerné Durée de conservation
Données Clients  De manière générale, pendant la durée nécessaire à la relation commerciale, augmentée des délais de prescription et des durées légales de conservation, notamment en matière de comptabilité (jusqu’à 10 ans).
Données liées à nos échanges dans le cadre de notre lien contractuel 5 ans à l’issue du contrat ou des engagements contractuels.
Exercice des droits RGPD 5 ans à compter de notre réponse.