Politique de protection des données des participants aux événements de l'ICP

Lorsque vous souhaitez participer, ou avez participé, à un évènement ICP ouvert au public (conférence, colloque, journées portes ouvertes, etc), l’ICP collecte et utilise vos données.

Lorsque ces évènements vous ont été proposés parce que vous êtes étudiants / personnes ayant suivi une formation à l’ICP, il convient de vous référer au contenu de la Politique de protection des données Candidats-postulant / Etudiants-apprenant / Alumni.

Lorsque ces évènements vous ont été proposés parce que vous avez soutenu les projets de l’ICP, il convient de vous référer au contenu de la Politique de protection des données donateurs.

Lorsque ces évènements vous ont été proposés parce que vous êtes membres du personnel / enseignants, il convient de vous référer à l’annexe de la protection des données interne de l’ICP.

Le but de ce document est de vous informer des données que nous recueillons, en tant que responsable de traitement, des raisons et justifications pour lesquelles l’ICP le fait, et de formaliser les obligations de l’ICP au regard du traitement de vos données.

Le traitement de vos données peut être géré directement par l’ICP, ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement autorisé par l’ICP.
À quelle finalité ?

Dans le cadre de la gestion de ses évènements, l’ICP collecte et traite vos données pour les finalités suivantes :
 

  • Organisation des évènements ouverts à tous.
     
  • Organisation de colloques ou conférences.
     
  • Communication en lien avec votre intérêt, invitations à de nouveaux évènements.
Quelles catégories de données et d’où viennent-elles ?

L’ICP dans le cadre de ces finalités, collecte vos données de manière directe auprès de vous : par le biais de formulaires d’inscription en ligne ou papier.

Les catégories de données vous concernant, pouvant être traitées par l’ICP dans le cadre de la gestion de ses évènements, sont les suivantes :
 

  • Données d’identification (nom, prénom).
     
  • Coordonnées (courriel, adresse postale, téléphone).
     
  • Données relatives à la vie professionnelle (fonction).
     
  • Données révélant vos convictions religieuses pour certains évènements (civilité religieuse, institution d’appartenance).
     
  • Coordonnées bancaires (pour les évènements payants).
Quelle base légale ?

Pour pouvoir traiter des données, il est obligatoire de se fonder sur une des raisons prévues par la réglementation, sur une "base juridique" ou "base légale". Les bases légales sur lesquelles l’ICP traite vos données dans le cadre des finalités énoncées ci-dessus sont les suivantes :
 

  • La mission d’intérêt public de l’ICP.
     
  • L’exécution contractuelle.
Qui peut en avoir connaissance ?

L’ICP s’assure que vos données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés, notamment :
 

Destinataires internes Destinataires externes
Le personnel habilité impliqués dans les finalités mentionnées :
 
  • Personnels en charge des évènements au sein des différents services, Instituts et Facultés.
     
  • Personnels habilités de la direction de la communication.
     
  • Personnels en charge de la sécurité informatique.
  • Sous-traitant de l’ICP (Eventbrite, Evenium; Zohoform, Sarbacane).

Toute personne agissant sous l'autorité de l’ICP, qui a accès à vos données dans le cadre des finalités mentionnées, est soumise à une obligation de confidentialité spécifique.
Combien de temps ?

L’ICP s’engage à ce que les données collectées soient conservées pendant une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités énoncées ci-dessus.

Afin de définir ces durées, nous nous référons aux dispositions légales en vigueur, aux éventuels délais de prescription, et aux recommandations / référentiels de la CNIL.
 

Traitement concerné Durée de conservation
Données liées à la participation aux évènements Jusqu’à opt-out ou 3 ans après la réalisation de l’évènement concerné
Données relatives à la gestion des exercices de droit Jusqu’à 5 ans à compter de notre réponse